会社の歓送迎会はどう進める？幹事が押さえる流れと場所の決め方
この記事でわかること
- 歓送迎会の当日の進行と、時間の配分
- 挨拶を誰に、どの順番で頼むか
- スライドや動画を流したい場合の場所の選び方
こんな人におすすめ
- 歓送迎会の幹事を初めて任された人
- 進行の流れが分からず、何から決めればいいか迷っている人
- 主役をちゃんと送りたい・迎えたいと思っている人
目次
- 歓送迎会が「普通の飲み会」より難しい理由
- 幹事が最初に決める5つのこと
- 当日の進行、時間の配分
- 挨拶を誰に、どの順番で頼むか
- 送る側・迎える側で用意するもの
- スライドや動画を流すなら、場所から考える
- お店とレンタルスペース、どちらが向いているか
- レンタルスペースが向いていない歓送迎会
- DEARROOM六本木で開く、少人数の歓送迎会
- よくある質問
- まとめ
この部屋で過ごす日を選ぶ
歓送迎会の幹事は、普通の飲み会の幹事とは違います。
お店を押さえて人を集めれば終わり、ではありません。送られる人と迎えられる人がいて、その人たちをちゃんと立てる必要があります。挨拶の順番を間違えると気まずくなりますし、進行が止まると場の空気が落ちます。
しかも多くの場合、初めて任されます。前任者がいないまま「今年は君がやって」と言われて困るのが、この会の特徴です。
この記事では、進行の型と、挨拶の頼み方、そして場所の決め方をまとめました。まず進行を決めてから場所を探すのが、迷わない順番です。
🎓 歓送迎会が「普通の飲み会」より難しい理由
ただの飲み会なら、集まって飲めば成立します。歓送迎会はそうなりません。難しさは3つあります。
主役がいる
送られる人、迎えられる人がいます。この人たちが「来てよかった」と思えたかどうかで、会の成否が決まります。幹事が盛り上げても、主役が端で手持ち無沙汰にしていたら失敗です。
送る会と迎える会が、同時に進む
歓迎と送別を一度にやるのが歓送迎会です。新しく来た人は緊張していて、去る人は寂しさがある。気持ちの向きが逆の人が、同じ部屋にいます。順番を考えないと、どちらかが置いていかれます。
全員が主役と話せない
人数が増えるほど、主役と話せない人が出ます。「せっかく来たのに一言も話せなかった」が起きやすい会です。席の動かし方か、話す時間を作る工夫が必要になります。
📋 幹事が最初に決める5つのこと
場所を探す前に、この5つを決めます。ここが決まっていないと、場所を見ても判断できません。
1. 主役の都合
何よりこれが先です。送られる人の最終出社日、迎えられる人の着任日を確認して、その間で候補日を出します。主役が出られない日に設定してしまうのが、一番やってはいけない失敗です。
2. 人数と範囲
部署全員か、チーム単位か、関わりの深い人だけか。人数が20人を超えるかどうかで、選べる場所が変わります。10人以下なら選択肢がかなり広がります。
3. 会費
一人いくらにするか。主役の分を参加者で負担するのが一般的です。会社から補助が出るかどうかも、先に確認しておきます。
4. 開始と終了の時間
平日の夜なら18時半〜19時開始、2時間が標準です。終わりの時間を先に決めておくと、進行が組めます。
5. やるかやらないかを決めること
プレゼント、花束、寄せ書き、スライド上映、出し物。全部やろうとすると時間が足りません。2時間の会なら、多くても2つです。
スライドも流せる少人数の歓送迎会に、六本木の完全貸切を。この部屋で過ごす日を選ぶ
🕐 当日の進行、時間の配分
2時間の会の型を書いておきます。これをベースに、人数や会場に合わせて伸縮させてください。
| 時間 | 内容 |
|---|---|
| 0:00 | 開会の挨拶（幹事）・乾杯の挨拶 |
| 0:05 | 乾杯、食事開始 |
| 0:30 | 歓迎される人の紹介・本人の挨拶 |
| 0:45 | 自由に歓談 |
| 1:15 | 送られる人へ、プレゼント贈呈・本人の挨拶 |
| 1:35 | 自由に歓談 |
| 1:50 | 締めの挨拶 |
| 2:00 | 解散 |
いくつか補足します。
歓迎を先、送別を後にします。送別の挨拶は会の山場になるので、後ろに置いた方が収まりがいいです。逆にすると、送別のあとに歓迎が来て、空気が中途半端になります。
歓談の時間を2回に分けます。一度にまとめると、主役と話せる人が限られます。間に区切りを入れると、席が動くきっかけになります。
締めの挨拶は10分前に始めます。押すのが前提の会なので、余裕を取っておきます。
3時間取れる場合は、歓談を2回とも30分ずつに伸ばすのがおすすめです。進行の項目を増やすよりも、話す時間を増やした方が満足度が上がります。
💬 挨拶を誰に、どの順番で頼むか
歓送迎会で一番気を遣うところです。順番には型があります。
開会の挨拶
幹事がやります。長くしません。「本日はお集まりいただきありがとうございます。ただいまから○○部の歓送迎会を始めます」で十分です。
乾杯の挨拶
その場で一番役職が上の人に頼みます。事前に「乾杯の挨拶をお願いできますか」と伝えておきます。当日に突然振るのは避けます。
歓迎される人の紹介
幹事が簡単に紹介してから、本人に一言もらいます。事前に「挨拶をお願いします」と伝えておきます。来たばかりで緊張しているので、不意打ちにしないことが大事です。
送られる人の挨拶
会の山場です。時間を十分に取ります。最後まで待たせないことも気を配るポイントで、締めの直前ではなく、歓談を残した時間に置きます。挨拶のあとに話しに来る人がいるからです。
締めの挨拶
役職が2番目の人に頼むのが一般的です。乾杯と締めで同じ人にならないようにします。
いずれも、前日までに本人へ伝えておきます。当日に頼むと、内容を考える時間がありません。送られる人には「何分くらいで」と目安も伝えておくと、本人が組み立てやすくなります。
🎁 送る側・迎える側で用意するもの
やることを全部並べると多いので、優先順位をつけます。
送る人へ
- プレゼント：全員で出し合って1つ。金額は一人500〜1,000円を集める形が多いです
- 花束：持ち帰りの負担があるので、電車通勤の方には小さめのものを
- 寄せ書き：時間がかかるので、2週間前から回し始めます
- 写真や動画：あると喜ばれますが、作る時間が必要です
この4つのうち、2つまでに絞るのが現実的です。全部やろうとして間に合わなくなるのが、よくある失敗です。
迷ったら、プレゼントと寄せ書きです。どちらも持ち帰って後から見られるものだからです。
迎える人へ
送別と違って、形のあるものは要りません。必要なのは会のあとに名前と顔が一致している状態です。
- 席を固定しない。歓談のときに動けるようにする
- 幹事が間に入って、一人ずつ紹介していく
- 名前と部署だけでも、全員と一度は話せるようにする
歓迎される側が一番困るのは、知らない人に囲まれて何を話せばいいか分からない状態です。幹事がつなぐだけで、だいぶ変わります。
📺 スライドや動画を流すなら、場所から考える
ここが場所選びの分かれ目になります。
寄せ書きの代わりにスライドを作る、思い出の写真をまとめて流す、送る人へのメッセージ動画を作る。こうした演出は喜ばれますが、お店では流せないことが多いです。
居酒屋の個室にモニターはありません。あっても小さく、音を出せません。プロジェクターを貸してくれる店もありますが、持ち込みの交渉が必要です。
そのため、映像を使いたい会は、最初から場所を変えて考える必要があります。
映像を流せる場所の候補
- カラオケ：モニターがあり、持ち込み接続ができる店もあります。ただし画面が小さく、人数が多いと見えません
- レンタルスペース：プロジェクターやスクリーンがある場所を選べます。音も出せます
- 貸し会議室：設備は整っていますが、飲食が禁止のところが多いです
映像をやるなら、一次会ではなく二次会に回すという手もあります。一次会は店で普通にやって、二次会で部屋を借りてスライドを流す。この形なら、人数が減って落ち着いて見られます。
▶ 場所選びの基本はこちら：飲み会や打ち上げはどこでやる？幹事が困らない場所の選び方
🏢 お店とレンタルスペース、どちらが向いているか
歓送迎会の目線で、違いだけ並べます。
| お店 | レンタルスペース | |
|---|---|---|
| 人数 | 20人以上も対応 | 10人前後まで |
| 料理 | 出てくる | 買い出しか出前 |
| 経費精算 | 領収書1枚 | 部屋代と飲食が別 |
| 映像を流す | 難しい | できる場所がある |
| 時間 | 2時間制が多い | 予約した分だけ |
| 席の移動 | しにくい | しやすい |
人数が多い歓送迎会は、お店です。20人でレンタルスペースは現実的ではありません。料理が出てくることと、領収書が1枚で済むことは、幹事にとって大きな利点です。
レンタルスペースが向くのは、次の場合です。
- 10人以下の、チーム単位の会
- スライドや動画を流したい会
- 一次会のあとの二次会
- 時間を気にせず話したい会
🙅 レンタルスペースが向いていない歓送迎会
正直に書いておきます。
- 人数が多い会：定員10名前後の場所が多く、部署全体の歓送迎会には使えません
- 役職が上の方が多く出る会：場所としての格が求められる席には合いません
- 料理をきちんと出したい会：買い出しかデリバリーが基本です
- 大声で盛り上がる会：住宅が近い建物では、騒音を控えるよう求められます
- 会社の経費で一括処理したい会：部屋代と飲食代が別になるので、精算の手間が増えます
- 幹事が当日まで準備できない会：買い出しの段取りが必要です
逆に、少人数で、映像を使って、ちゃんと送りたい会なら、お店より向いています。
🏠 DEARROOM六本木で開く、少人数の歓送迎会
私が運営している六本木のDEARROOMも、少人数の歓送迎会や、その二次会で使っていただいています。
完全貸切の個室で、100インチのスクリーンとDolby Atmos対応の音響があります。HDMIやミラーリングでPCをつなげるので、作ったスライドや動画をそのまま流せます。写真を順番に出していくだけでも、お店とはまったく違う会になります。
照明の色を変えられるので、歓談の時間と映像を流す時間で空気を切り替えることもできます。飲食物の持ち込みは自由で、ゴミは置いて帰れます。
たとえば8人で、平日の夜に18時から21時まで。平日ナイト3時間のお支払い合計 約4,960円を8人で割ると、一人あたり約620円です（サービス料・消費税を含んだ金額です）。あとは買い出し分だけなので、お店でやるより会費を抑えられます。主役の分を参加者で持つ場合も、負担が軽くなります。
24時間使えるので、終電を気にせず続けることもできます。
ただし、向いていない場合もあります。
- 11名以上での利用（定員は10名です）
- 料理が出てくることを期待される方（キッチンはありますが、提供はしていません）
- 大声で盛り上がりたい方（住宅も近い建物のため、騒音はご遠慮いただいています）
- かしこまった席として使いたい方（場所としての格を求められる会には合いません）
▶ 設備・料金の詳細はこちら：DEARROOM六本木の設備・料金
▶ 六本木で場所を探すなら：六本木のパーティールーム・貸切スペースはどこ？少人数から使える場所の選び方
▶ 会のあと終電を逃したら：六本木で終電を逃したら？始発まで過ごせる場所を人数別に比較
よくある質問
Q. 歓送迎会は何時間取ればいいですか？
A. 2時間が標準です。挨拶とプレゼント贈呈を入れると、歓談の時間は1時間ほどになります。スライド上映や出し物を入れるなら、3時間取った方が余裕があります。
Q. 歓迎と送別、どちらを先にやりますか？
A. 歓迎を先、送別を後です。送別の挨拶が会の山場になるので、後ろに置いた方が収まります。
Q. 乾杯と締めの挨拶は、誰に頼めばいいですか？
A. 乾杯は出席者の中で一番役職が上の方、締めは2番目の方に頼むのが一般的です。同じ人にならないようにします。どちらも前日までに伝えておきます。
Q. 主役の会費はどうしますか？
A. 参加者で負担するのが一般的です。会費を集めるときに、主役の分を人数で割って上乗せします。会社から補助が出る場合は、先に確認しておきます。
Q. スライドを作る時間がないときはどうしますか？
A. 写真を数枚、順番に表示するだけでも成立します。凝った編集は要りません。寄せ書きを撮影して大きく映すだけでも、全員で見られるという点で意味があります。
Q. 二次会はやった方がいいですか？
A. 主役の負担になるなら無理にやる必要はありません。ただ、一次会で話せなかった人が話せる場にはなります。参加は自由にして、人数が読めない前提で場所を押さえるのが現実的です。
まとめ
歓送迎会の幹事で大事なのは、場所より先に進行を決めることです。
- 主役の都合を最優先で日程を決める
- 挨拶は前日までに頼んでおく
- 歓迎を先、送別を後
- やることは2つまでに絞る
- 映像を使うなら、場所から考える
この順番で決めていけば、場所は自然と絞れます。
幹事は目立たない仕事ですが、会が終わったあとに主役が「ありがとう」と言いに来る瞬間があります。そこまで設計できていれば、その会は成功です。
好きを、全力で。
推しへの愛に、妥協したくない。 そんな気持ちから、六本木にシネマルームを作りました。 このブログは、推し活をもっと豊かにしたいすべての人へ向けて。